A Fila Torta

Como descobrir quem o seu negócio está atendendo na ordem errada, e o passo a passo pra arrumar.

O que aconteceu comigo

Meu vendedor fechou um pedido de 22 mil reais. Entrou na segunda, pra entregar na sexta. Como ele chegou primeiro, reservou quase todo o estoque da fábrica. Aí os pedidos de quarta e de quinta, que entregavam antes, ficariam sem peça.

Eu mesmo mandei refazer o pedido de 22 mil, pra não derrubar as entregas da semana. E aqui está a parte que interessa: o sistema fez exatamente o que mandaram. Ninguém tinha mandado outra coisa. Não era defeito de ferramenta, era uma regra que nunca tinha sido escrita.

  • 7.068 peças presas em um pedido só: quase dois dias de fábrica no ritmo mais rápido
  • 2.000 a 4.000 o que a fábrica produz por dia, número que não estava escrito em lugar nenhum
  • 1 tarde o que levou pra escrever a regra que a empresa inteira já sabia de cabeça

A gente atendia quem chegou primeiro, não quem precisava primeiro. E isso não é problema de fábrica. É de toda empresa que responde por ordem de chegada: a agenda da clínica, a fila de orçamento, o atendimento no WhatsApp. Chama-se fila torta, e quase todo mundo tem uma.

1. As 3 perguntas que revelam a sua

Não precisa de ferramenta nenhuma pra responder. Só honestidade:

  • Quem entrou primeiro na sua fila é mesmo quem precisa primeiro?
  • Alguém que você já se comprometeu a atender pode ser furado por quem chegou depois?
  • Alguém aí dentro sabe, em número, quanto a sua operação dá conta por dia?

Se você travou na 3, você achou a sua. Foi a que me pegou: minha fábrica sabe muito bem quanto produz por dia, mas ninguém nunca tinha colocado esse número dentro do sistema. Quem vendia, vendia sem ele.

2. O raio-x: ache as inversões

Exporta (ou printa) a sua lista de pedidos, agendamentos ou orçamentos em aberto e joga na IA:

Aqui está a lista dos meus pedidos/agendamentos em aberto, com a data
em que entraram e a data em que preciso entregar.
Compara as duas ordens e me mostra:
1. Todos os casos em que algo que entrou DEPOIS precisa ser entregue ANTES
2. Quais compromissos estão em risco por causa dessas inversões
3. Qual seria a ordem correta, pela data de entrega

3. O número que ninguém cadastrou

Essa é a parte que serve pra qualquer negócio, e é a que quase ninguém tem:

Com base no meu histórico dos últimos 60 dias, calcula a minha
capacidade real de entrega por dia (ou por semana).
Me diz:
1. A média e o pico que eu já consegui entregar
2. Um mínimo saudável e um máximo realista pra eu usar como regra
3. Quantos dos meus compromissos atuais passam desse limite

No meu caso o número virou uma regra simples: nenhum dia de fábrica abre pra menos de 2 mil peças, e o alvo é não passar de 4 mil. Com esse número escrito, quem vende passou a ver o limite antes de prometer.

4. A regra que conserta a fila

A mudança em uma frase: o compromisso mais próximo manda. Cada unidade do seu estoque, ou cada hora da sua agenda, passa a ter dono na ordem do calendário. Quem entrega depois não enxerga mais o que já está reservado pra quem entrega antes.

Escreve a regra de prioridade do meu negócio de [SEU RAMO] em
linguagem simples, pra qualquer pessoa da equipe seguir:
- O que é alocado por data de compromisso, e não por ordem de chegada
- O que fazer quando entra um pedido grande que não cabe no prazo
- Que aviso a equipe recebe antes de assumir algo que não dá pra cumprir
Formato: uma página, sem jargão, com exemplos do meu dia a dia.

Se você quiser pular a etapa de pedir pra IA escrever, é esta a regra que eu uso, exatamente como está escrita lá dentro:

Regra de reserva de estoque:
1. Todo pedido reserva estoque na ordem da DATA DE ENTREGA,
   nunca na ordem em que foi digitado.
2. Pedido com entrega em 3 dias ou mais não reserva peça
   que um pedido de amanhã precisa.
3. Capacidade diária: mínimo 2.000, máximo 4.000 unidades.
   Acima disso, avisar antes de confirmar.

Não tem sistema? Funciona igual numa planilha: ordena por data de compromisso em vez de data de entrada, e cola essa regra num lugar que a equipe veja. A regra vale mais que a ferramenta.

5. O conferente

Regra escrita e esquecida volta a entortar. Por isso vale automatizar uma conferência periódica: pedir pra IA (ou pro seu sistema) checar de tempos em tempos se a ordem real ainda bate com a regra, e avisar quando não bater.

Sem robô? Vira ritual. Toda segunda de manhã, 10 minutos: quem está na fila há mais tempo do que devia? Alguém foi furado essa semana? Um lembrete recorrente resolve.

Adapte pro seu caso

  • Clínica: A agenda enche por ordem de ligação, não por gravidade nem por retorno marcado. Quem já tinha retorno agendado é quem sai furado.
  • Marcenaria e serviço: Uma obra grande engole a equipe e trava três pequenas que tinham prazo antes. A grande parecia melhor, mas custou as outras três.
  • Agência: A proposta grande que entrou ontem consome o time das entregas que vencem essa semana.
  • Loja: Reserva de peça sem data de retirada: a primeira pessoa que pediu segura a peça que outra ia levar hoje.

Faça hoje, em 20 minutos

  • Responde as 3 perguntas do passo 1, com honestidade (3 min)
  • Roda o raio-x e anota quantas inversões apareceram (7 min)
  • Descobre a sua capacidade real por dia e escreve num lugar visível (5 min)
  • Reordena a fila da semana por data de compromisso, não por chegada (5 min)

Levei uma tarde pra escrever uma regra que a empresa inteira já sabia de cabeça. E quem é de tecnologia vai dizer que era básico. Era mesmo. O caro não é escrever a regra, é eu não ter percebido que ela faltava.

Olha hoje quem está esperando na sua fila há mais tempo do que devia.

@renancmota que toda semana eu mostro um problema real resolvido com IA, na prática. E se quiser começar no Claude Code direto ao ponto, tenho um curso inicial por preço simbólico. Mas me seguindo e acompanhando, você já aprende muito. Sem pressão. Tamo junto!

Guia do episódio #3 · “Quem chega primeiro leva” · @renancmota